Temizlik Hizmetlerinde Adli Sicil ve Belge Kontrolü Neden Önemlidir?

Ev temizliği hizmeti, bir hizmet sağlayıcının müşterinin özel yaşam alanına girmesini gerektirir. Temizlik Uzmanı çalışma sırasında evin odalarına, kişisel eşyalara, elektronik cihazlara, çocukların kullandığı alanlara ve günlük yaşam düzenine yakın olabilir. Bu nedenle müşterinin yalnızca iyi temizlik yapabilecek birini değil, platform üzerinde gerçek kimliği ve çalışma bilgileri doğrulanmış bir hizmet sağlayıcıyı görmek istemesi doğaldır.

Bu beklentinin karşılanması için yalnızca telefon numarasıyla hesap açılması yeterli değildir. Telefon numarası, hesabı oluşturan kişinin ilgili hatta erişebildiğini gösterebilir; ancak kişinin gerçek kimliğini, işletme bilgilerini, ödeme hesabını veya sunduğu belgelerin doğruluğunu tek başına kanıtlamaz.

Daha kontrollü bir başvuru sistemi farklı kontrolleri birlikte kullanmalıdır:

Kimlik bilgisi doğrulaması
Güncel profil fotoğrafı
Adli sicil belgesi
İşletme veya vergi bilgileri
Ödeme hesabı sahipliği
Hizmet modeline göre araç belgeleri
Belgenin gerçekliğini doğrulayan barkod veya sistem kontrolü
Belgelerin güncellik durumu
Hesap ile hizmet veren kişi arasındaki eşleşme
Periyodik yeniden doğrulama
Şüpheli hesap incelemesi

Bu kontrollerin amacı her Temizlik Uzmanının özel hayatı hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi toplamak değildir. Amaç; hizmet verecek kişinin kim olduğunu belirlemek, sunduğu belgelerin gerçekliğini incelemek, ödeme ve işletme bilgilerindeki tutarsızlıkları fark etmek ve müşterinin karşısına kayıtlı bir hizmet sağlayıcı çıkarmaktır.

Adli sicil ve belge kontrolü güvenlik sisteminin önemli bir parçasıdır. Ancak bu sistem doğru sınırlar içinde kurulmazsa başka sorunlar doğurabilir. Gereğinden fazla kişisel veri toplanması, belgelerin yetkisiz kişiler tarafından görülmesi, kayıtların süresiz saklanması, adli sicil bilgisinin bağlamından koparılarak değerlendirilmesi veya müşterilere ham belge görüntülerinin gösterilmesi ciddi veri güvenliği ve adalet sorunlarına yol açabilir.

Bu nedenle iyi bir doğrulama sistemi iki hedefi aynı anda korumalıdır:

Müşteri ve hizmet güvenliğini artırmak
Temizlik Uzmanının kişisel verilerini ve temel haklarını korumak

Belge kontrolü neden yalnızca bürokratik bir işlem değildir?

Belge kontrolü bazen başvurunun önündeki gereksiz bir evrak süreci gibi görülebilir. Oysa ev hizmetleri platformunda belgelerin her biri farklı bir riski kontrol eder.

Örneğin:

Kimlik belgesi, hesabın gerçek bir kişiye bağlanmasına yardımcı olur.
Profil fotoğrafı, hizmet günü kapıya gelen kişiyle uygulamadaki hesabın karşılaştırılmasını sağlar.
Adli sicil belgesi, platformun önceden belirlediği ve hukuka uygun kabul kriterleri kapsamında değerlendirme yapmasına yardımcı olabilir.
Vergi levhası, hizmet sağlayıcının kayıtlı işletme bilgisini gösterir.
IBAN sahipliği, hizmeti veren kişiyle ödemeyi alan kişi arasındaki ilişkiyi doğrular.
Araç belgeleri, araçlı hizmet veren Uzmanın rezervasyonda kullandığı araçla ilgili bilgileri destekler.
Barkod doğrulaması, dijital belgenin değiştirilmiş bir görüntü olup olmadığının kontrol edilmesine yardımcı olur.

Dolayısıyla bütün belgeler aynı işlevi görmez. Bir belgenin bulunması diğer belgeleri gereksiz hâle getirmez.

Kimliği doğrulanmış bir kişinin işletme bilgileri başka birine ait olabilir. Vergi levhası bulunan bir hesapta farklı kişiye ait IBAN kullanılabilir. Araç ruhsatı doğru olsa bile hizmete gelen kişi uygulamadaki hesap sahibi olmayabilir. Bu nedenle doğrulama tek bir belge üzerinden değil, belgeler arasındaki tutarlılık üzerinden yapılmalıdır.

Temizlik hizmetlerinde güven neden daha hassastır?

Her hizmet türünde kimlik ve hesap güvenliği önemlidir. Ancak hizmetin müşterinin evinde gerçekleşmesi ek hassasiyet oluşturur.

Temizlik sırasında Temizlik Uzmanı:

Müşterinin yaşam alanına girer.
Bazı odalarda tek başına çalışabilir.
Kişisel eşyaların yakınında bulunabilir.
Evde çocuk veya yaşlı birey varken hizmet verebilir.
Müşterinin evde olmadığı rezervasyonlarda adrese erişebilir.
Anahtar, site girişi veya geçici kapı koduyla karşılaşabilir.
Uzun süre boyunca evde çalışabilir.
Birden fazla oda ve kata erişebilir.

Bu koşullar, hizmet sağlayıcının kimliğinin rezervasyon öncesinde doğrulanmasını ve hizmet günü uygulamadaki kişiyle kapıya gelen kişinin eşleşmesini önemli hâle getirir.

Ancak güven yalnızca belge toplamaktan oluşmaz. Gerçek güven sistemi şu bileşenleri birlikte kullanır:

Doğrulanmış hesap
Kayıtlı rezervasyon
Platform içi ödeme
Hizmet başlangıç ve bitiş kayıtları
Müşteri değerlendirmeleri
Şikâyet yönetimi
Destek kanalı
Hesap paylaşımını önleyici kontroller
Belge ve veri güvenliği
Açık hizmet kuralları

Belge kontrolü bu sistemin temel taşlarından biridir; fakat tek başına bütün riskleri ortadan kaldırmaz.

Adli sicil kaydı nedir?

Adli sicil sistemi, kesinleşmiş ceza ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgilerin belirli kurallar çerçevesinde tutulması ve yetkili koşullarda ilgililere bildirilmesi amacıyla düzenlenmiştir. Türkiye’de adli sicil kayıtlarının esasları 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu kapsamında yürütülür.

Kişiler kendi adli sicil belgelerine Adalet Bakanlığının e-Devlet hizmeti üzerinden erişebilir. e-Devlet üzerinden oluşturulan belgelerde barkod bilgisi bulunabilir ve belge, resmî doğrulama sistemi kullanılarak kontrol edilebilir.

Bu nedenle platformun yalnızca kullanıcı tarafından yüklenen PDF görüntüsüne bakması yeterli olmayabilir. Belgenin resmî doğrulama yöntemi varsa bu yöntem kullanılmalıdır.

Adli sicil belgesi neden istenir?

Ev hizmetleri platformunda adli sicil belgesi istenmesinin temel gerekçesi, hizmetin müşterinin özel alanında gerçekleşmesidir.

Belge kontrolü platforma şu konularda destek olabilir:

Başvuru sahibinin sunduğu bilgileri değerlendirmek
Önceden belirlenmiş uygunluk kriterlerini uygulamak
Yüksek risk taşıyabilecek belirli durumları incelemek
Kimlik bilgileriyle belge sahibini eşleştirmek
Sahte veya başkasına ait belge kullanımını fark etmek
Başvurunun inceleme kaydını oluşturmak

Ancak adli sicil belgesi yalnızca “Belge var mı?” sorusuyla değerlendirilmemelidir.

Şu sorular da önemlidir:

Belge gerçekten başvuru sahibine mi ait?
Belge güncel mi?
Barkod veya doğrulama bilgisi geçerli mi?
Belge üzerinde değişiklik yapılmış mı?
Belgede yer alan bilgi hizmet açısından hangi ölçüde ilgilidir?
Platformun değerlendirme kriterleri önceden belirlenmiş mi?
Aynı durumdaki başvurulara aynı standart uygulanıyor mu?
Verinin işlenmesi için geçerli hukuki dayanak bulunuyor mu?
Belgeye yalnızca yetkili çalışanlar mı erişiyor?
Belge ne kadar süre saklanacak?

Bu sorular cevaplanmadan yapılan kontrol, güvenlik sağlayan bir sistem yerine yalnızca hassas veri toplayan bir arşive dönüşebilir.

Adli sicil verisi neden hassas biçimde ele alınmalıdır?

Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veriler arasında yer alır. Bu veri kategorisi, kişinin ayrımcılığa veya mağduriyete uğramasına neden olabilecek derecede hassas kabul edildiğinden daha sıkı koruma gerektirir.

Bu nedenle bir platform adli sicil belgesi toplarken sıradan profil verisi topluyormuş gibi hareket edemez.

Aşağıdaki sorumluluklar dikkate alınmalıdır:

Geçerli bir kişisel veri işleme şartı belirlemek
Kullanıcıyı açık ve anlaşılır biçimde bilgilendirmek
Yalnızca gerekli veriyi toplamak
Belgeye erişimi sınırlandırmak
Teknik ve idari güvenlik önlemleri almak
Gereksiz kopyalar oluşturmamak
Belgeyi müşterilerle paylaşmamak
Saklama süresini belirlemek
İşleme amacı sona erdiğinde uygun imha sürecini uygulamak
Veri ihlali durumunda müdahale planına sahip olmak

Özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ek önlemlerin de dikkate alınması gerekir. Bu önlemler; erişim yetkilerinin sınırlandırılması, çalışanların eğitilmesi, güvenli aktarım ve kayıt yönetimi gibi idari ve teknik tedbirleri kapsayabilir.

Adli sicil belgesi müşteriye gösterilmeli midir?

Müşterinin güvenlik beklentisi, Temizlik Uzmanının bütün özel belgelerini görme hakkı olduğu anlamına gelmez.

Müşteriye şu tür durum bilgileri gösterilebilir:

Kimliği doğrulandı
Profil fotoğrafı onaylandı
Gerekli belgeleri incelendi
Adli sicil belgesi kontrol edildi
İşletme bilgileri onaylandı
Ödeme hesabı eşleşti

Buna karşılık müşteriye aşağıdaki belgelerin ham görüntülerinin gösterilmesi gerekmez:

Adli sicil belgesi
Kimlik kartı
Vergi levhasının tamamı
IBAN belgesi
Belge doğrulama sırasında kullanılan kişisel numaralar
İnceleme ekibinin iç değerlendirme notları

Müşterinin karar verebilmesi için doğrulama sonucu yeterlidir. Ham belgeyi göstermek, Temizlik Uzmanının gereğinden fazla kişisel verisini üçüncü kişilere açabilir.

Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmesi gerekir. Veriler ayrıca ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süreden daha uzun tutulmamalıdır.

Adli sicil kontrolü güvenlik garantisi verir mi?

Hayır.

Adli sicil belgesinin kontrol edilmiş olması:

Kişinin hiçbir zaman sorun oluşturmayacağını
Hizmet sırasında hata yapmayacağını
Müşteri eşyalarına hiçbir zarar gelmeyeceğini
Temizlik kalitesinin yüksek olacağını
İletişim sorunları yaşanmayacağını
Gelecekte hiçbir olumsuz durum oluşmayacağını

garanti etmez.

Adli sicil kontrolü geçmişe ilişkin belirli resmî kayıtların, belirlenen şartlar altında değerlendirilmesini sağlar. Gelecekteki bütün davranışları tahmin eden bir araç değildir.

Bu nedenle platform şu ifadeyi kullanmamalıdır:

“Adli sicili temiz olduğu için tamamen güvenlidir.”

Daha ölçülü bir ifade şudur:

“Başvuru sırasında gerekli kimlik ve belge kontrolleri tamamlanmıştır.”

Güvenlik iletişiminde mutlak ifadeler kullanılması, müşteride gerçekçi olmayan beklenti oluşturabilir.

Adli sicil kaydı olan herkes otomatik olarak reddedilmeli midir?

Bu konuda tek cümlelik ve bütün durumlara uygulanabilecek bir cevap vermek doğru değildir.

Platformun değerlendirme politikası:

Hukuki dayanağa
Hizmetin niteliğine
Ölçülülük ilkesine
Eşit ve tutarlı uygulamaya
Kayıt türünün hizmetle ilgisine
Güncelliğine
İlgili mevzuat ve uzman görüşüne

göre hazırlanmalıdır.

Herhangi bir kaydın bulunmasını otomatik ve bağlamsız biçimde aynı sonuçla değerlendirmek, ölçüsüz veya adaletsiz sonuçlar doğurabilir.

Benzer şekilde platformun başvuru ekibinin kişisel kanaatine göre karar vermesi de doğru değildir.

Uygun sistemde:

Kabul kriterleri önceden yazılı hâle getirilir.
Hangi bilgilerin değerlendirileceği belirlenir.
Aynı tür durumlara aynı standart uygulanır.
Gerekli hukuki inceleme yapılır.
Başvuru sahibine inceleme sonucu açıklanabilir bir süreç sunulur.
Hatalı belge veya yanlış eşleşme için itiraz yolu bulunur.

Temizlet’in nihai adli sicil değerlendirme kriterleri, hizmet başlamadan önce kişisel verilerin korunması ve ilgili mevzuat bakımından uzman hukuk danışmanlarıyla netleştirilmelidir.

Belgenin güncel olması neden önemlidir?

Yıllar önce alınmış bir belgenin bugünkü başvuru durumunu doğru biçimde yansıttığı varsayılamaz.

Güncel belge talebi şu nedenlerle önemlidir:

Belge sahibinin güncel durumunu değerlendirmek
Eski ve geçersiz kayıtların kullanılmasını önlemek
Belgenin başka bir başvurudan kopyalanmasını zorlaştırmak
Değişen kimlik bilgilerinin güncellenmesini sağlamak
Barkod doğrulamasını geçerli belge üzerinden yapmak

Ancak “güncel” ifadesi belirsiz bırakılmamalıdır.

Platform şu konuları politika hâline getirmelidir:

Belge en fazla kaç gün önce alınmış olabilir?
Hangi tarihte yeniden istenir?
Aktif Temizlik Uzmanlarından periyodik güncelleme talep edilir mi?
Hesap uzun süre kullanılmadığında yeniden kontrol yapılır mı?
İsim veya soyadı değişikliğinde hangi işlem uygulanır?
Belge doğrulanamazsa hesap hangi durumda tutulur?

Belge süresi ve yeniden doğrulama kuralları bütün başvuru sahiplerine tutarlı biçimde uygulanmalıdır.

Barkodlu belge doğrulaması neden önemlidir?

PDF veya ekran görüntüsü biçimindeki bir belge kolaylıkla düzenlenebilir, kesilebilir veya başka kişiye ait belgeden oluşturulabilir.

e-Devlet Kapısı, barkodlu belgelerin doğrulanmasına imkân sağlayan resmî bir hizmet sunar. Adli sicil belgeleri de belge üzerindeki barkod ve gerekli doğrulama bilgileri kullanılarak resmî sistemde kontrol edilebilir.

Barkod doğrulaması şu sorulara cevap vermeye yardımcı olur:

Belge resmî sistem tarafından oluşturulmuş mu?
Yüklenen görüntüdeki bilgiler resmî kayıtla eşleşiyor mu?
Belge üzerinde sonradan değişiklik yapılmış olabilir mi?
Barkod başka kişiye ait bir belgeye mi bağlı?
Belge hâlâ doğrulanabiliyor mu?

Barkodun bulunması belgenin otomatik olarak doğru hesaba ait olduğu anlamına gelmez. Doğrulama sonucu kimlik ve hesap bilgileriyle ayrıca karşılaştırılmalıdır.

Ekran görüntüsü belge olarak kabul edilmeli midir?

Ekran görüntüsü çoğu zaman belgenin bütünlüğünü göstermeye yeterli değildir.

Şu sorunlar oluşabilir:

Belgenin bir bölümü kesilmiş olabilir.
Barkod görünmeyebilir.
Tarih bilgisi çıkarılmış olabilir.
Belgenin kime ait olduğu anlaşılamayabilir.
Görüntü düzenlenmiş olabilir.
Doğrulama bilgileri okunamayabilir.
Eski belge yeniymiş gibi sunulabilir.

Bu nedenle belge yükleme sistemi:

Belgenin tamamını istemeli
Okunabilirlik kontrolü yapmalı
Barkod ve tarih alanını incelemeli
Belge doğrulamasını gerçekleştirmeli
Eksik görüntüleri reddetmeli
Gerekirse yeniden yükleme talep etmelidir

Kullanıcının belgeyi mesajlaşma uygulaması üzerinden çalışanlara göndermesi yerine güvenli yükleme alanı kullanılmalıdır.

Belge sahteciliği riski nasıl azaltılır?

Belge sahteciliğini tamamen sıfırlamak mümkün değildir. Ancak çok katmanlı kontroller riski azaltabilir.

Uygulanabilecek yöntemler:

Barkod veya doğrulama kodu kontrolü
Belge bilgilerinin kimlikle karşılaştırılması
Belgenin tamamının yüklenmesi
Belge tarihinin kontrolü
Dosya bütünlüğünün incelenmesi
Aynı belgenin farklı hesaplarda kullanılıp kullanılmadığının kontrolü
Profil fotoğrafıyla kimlik sahibinin karşılaştırılması
Şüpheli durumlarda manuel inceleme
Tekrar yükleme talebi
Periyodik yeniden doğrulama
İnceleme işlem kayıtlarının tutulması
Yetkisiz belge değişikliklerinin izlenmesi

Şüpheli olabilecek durumlar:

Farklı yazı tipi veya hizalama
Kesilmiş kenarlar
Aşırı bulanıklık
Barkodun okunamaması
Kimlik adıyla belge adının uyuşmaması
Farklı kişiye ait T.C. kimlik bilgisi
Eski isim veya soyadıyla tutarsız başvuru
Aynı dosyanın birden fazla hesapta bulunması
Belgenin resmî doğrulama sisteminde açılmaması

Şüpheli belge hemen kesin sahte kabul edilmemelidir. Teknik hata, düşük görüntü kalitesi veya kullanıcı hatası da olabilir. Kullanıcıya yeniden belge sunma ve açıklama imkânı verilmelidir.

Kimlik belgesi neyi doğrular?

Kimlik belgesi şu bilgilerin temel kaynağıdır:

Ad ve soyad
Kimlik bilgileri
Belge sahibi
Kimlikteki fotoğraf
Hesap bilgilerinin kişiyle ilişkisi

Ancak kimlik belgesinin sisteme yüklenmesi tek başına yeterli değildir.

Platform şunları da değerlendirmelidir:

Belge okunabilir mi?
Belge sahibi profil fotoğrafıyla eşleşiyor mu?
Hesaptaki ad ve soyad doğru mu?
Başka hesapta aynı kimlik kullanılmış mı?
Belge görüntüsünde değişiklik şüphesi var mı?
Hizmet günü hesabı aynı kişi mi kullanıyor?

Kimlik belgesi doğru olsa bile hesap başka biriyle paylaşılırsa doğrulama sistemi işlevini kaybeder.

Profil fotoğrafı neden belge kontrolünün parçasıdır?

Profil fotoğrafı müşteri açısından en görünür doğrulama aracıdır.

Müşteri kapıda:

Temizlik Uzmanının adını
Profil fotoğrafını
Rezervasyona atanan kişi sayısını

kontrol edebilir.

Bu nedenle profil fotoğrafı:

Güncel
Net
Yüzü açıkça gösteren
Başka kişileri içermeyen
Aşırı filtre kullanılmamış
Kimlik belgesindeki kişiyle eşleştirilebilir

olmalıdır.

Profil fotoğrafı yalnızca estetik bir hesap öğesi değildir. Hizmet günü kimlik eşleşmesini destekleyen operasyonel bir güvenlik bileşenidir.

Vergi levhası neden kontrol edilir?

Temizlik Uzmanı bağımsız hizmet sağlayıcı olarak çalışıyorsa vergi ve işletme bilgileri başvurunun önemli bir parçası olabilir.

Vergi levhası kontrolü şu amaçlara hizmet eder:

Başvuru sahibinin kayıtlı mükellefiyetini incelemek
Mükellef adını kimlik bilgileriyle karşılaştırmak
İşletme bilgilerinin başka kişiye ait olmasını fark etmek
Ödeme ve faturalandırma sürecini doğru kişiyle ilişkilendirmek
Hesabın işletme modeliyle uyumlu olup olmadığını değerlendirmek

Vergi levhasının bulunması kişinin temizlik hizmetinde yetkin olduğunu göstermez. Bu belge işletme ve vergi kaydını destekler; hizmet kalitesi, eğitim veya müşteri iletişimi hakkında tek başına bilgi vermez.

IBAN kontrolü neden belge sistemine dahildir?

Platform üzerinden hizmet kazancı aktarılırken ödeme hesabının kime ait olduğu önemlidir.

IBAN kontrolü yapılmadığında:

Başkasına ait hesap kullanılabilir.
Hizmeti veren kişiyle ödemeyi alan kişi ayrışabilir.
Vergi levhası ile banka hesabı arasında tutarsızlık oluşabilir.
Hesap kiralama veya aracılık riski artabilir.
Ödeme itirazlarının takibi zorlaşabilir.
Şüpheli hesap hareketlerinin incelenmesi güçleşebilir.

Şahıs işletmesi modelinde en açık yapı şudur:

Kimliği doğrulanan kişi = vergi levhasındaki mükellef = ödeme hesabının sahibi

Bu eşleşme hizmet, işletme ve ödeme sorumluluğunu aynı kişiye bağlamaya yardımcı olur.

Müşterinin Temizlik Uzmanının IBAN belgesini görmesi gerekmez. Kontrol platform tarafından yapılmalı ve müşteriye yalnızca hesabın gerekli doğrulamaları geçtiği gösterilmelidir.

Araç belgeleri neden ayrıca kontrol edilir?

Malzeme ve ekipmanı aracıyla getiren Temizlik Uzmanında kişi doğrulamasına ek olarak araç doğrulaması gerekebilir.

Kontrol edilebilecek belgeler:

Ruhsat
Sigorta
Araç fotoğrafı
Plaka
Kullanım yetkisine ilişkin gerekli bilgiler
Belgenin güncellik durumu

Araç belgeleri şu riskleri azaltmaya yardımcı olabilir:

Rezervasyona kayıtsız araçla gelinmesi
Site ve otopark girişinde yanlış bilgi verilmesi
Araç fotoğrafı ile gelen aracın eşleşmemesi
Süresi geçmiş belgenin kullanılmaya devam edilmesi
Başkasına ait belge görüntüsünün yüklenmesi

Araç belgesinin onaylanması, kimlik ve adli sicil kontrolünün yerine geçmez. Her belge farklı bir riski doğrular.

Belgeler arasındaki çapraz kontrol nasıl yapılır?

En güçlü doğrulama yöntemi, belgeleri tek tek onaylamak yerine aralarındaki tutarlılığı incelemektir.

Örnek eşleşmeler:

Kimlik ve profil

Ad ve soyad aynı mı?
Yüz genel olarak eşleşiyor mu?
Hesap tek bir kişiye mi ait?

Kimlik ve adli sicil belgesi

Belge sahibi aynı kişi mi?
İsim veya soyadı değişikliği var mı?
Belge güncel mi?
Resmî doğrulama sonucu eşleşiyor mu?

Kimlik ve vergi levhası

Mükellef adı aynı mı?
Başvuru sahibi işletme sahibi mi?
Vergi bilgisi başka kişiye mi ait?

Vergi levhası ve IBAN

Hesap sahibi mükellef adıyla eşleşiyor mu?
Üçüncü kişiye ait banka hesabı mı kullanılıyor?

Profil ve hizmet günü

Kapıya gelen kişi profil sahibi mi?
Hesabı kullanan kişi değişmiş mi?

Araç ve rezervasyon

Gelen araç sistemdeki araçla uyumlu mu?
Plaka ve fotoğraf doğru mu?

Bu çapraz kontroller, ayrı ayrı gerçek görünen fakat farklı kişilere ait belgelerin aynı hesapta birleştirilmesini zorlaştırır.

Belgeleri kim incelemelidir?

Hassas belgelere şirket içindeki bütün çalışanların erişmesi doğru değildir.

Belge incelemesi:

Yetkilendirilmiş doğrulama çalışanları
Gerekli olduğunda hukuk ve uyum ekibi
Sınırlı teknik sistemler
Denetim yetkisi bulunan yöneticiler

tarafından yürütülmelidir.

Müşteri hizmetleri çalışanı yalnızca gerekli doğrulama durumunu görmelidir.

Örneğin müşteri hizmetleri ekranında:

Kimlik onaylı
Adli sicil belgesi incelemede
Vergi levhası reddedildi
IBAN eşleşmedi

gibi durumlar bulunabilir.

Ham belge görüntülerine erişim, yalnızca görevi gereği inceleme yapması gereken çalışanlarla sınırlandırılmalıdır.

Yetki sınırlandırması neden önemlidir?

Adli sicil ve kimlik belgelerinin geniş çalışan grubuna açılması şu riskleri oluşturur:

Yetkisiz görüntüleme
Ekran görüntüsü alınması
Belgenin özel mesajla paylaşılması
Gereksiz merak erişimi
Çalışan ayrıldıktan sonra erişimin devam etmesi
Belgelerin müşteriyle paylaşılması
Kişisel verilerin yanlış amaçla kullanılması

Bu nedenle sistem:

Rol bazlı erişim
Çok faktörlü doğrulama
Erişim kayıtları
İndirme kısıtlaması
Ekran ve işlem logları
Yetkinin düzenli gözden geçirilmesi
İşten ayrılan çalışanın erişiminin derhâl kapatılması

gibi tedbirlerle desteklenmelidir.

Özel nitelikli kişisel veri işleyen personelin veri güvenliği konusunda düzenli eğitim alması da Kurulun belirlediği önlemler arasında yer alır.

Belge inceleme kararları kayıt altına alınmalı mıdır?

Evet.

Kayıt altına alınabilecek bilgiler:

Belgenin yüklenme tarihi
Belge türü
İnceleme tarihi
İncelemeyi yapan yetkili
Barkod doğrulama sonucu
Onay veya ret nedeni
Yeniden yükleme talebi
Kullanıcının itirazı
Son karar
Sonraki yenileme tarihi

Ancak kayıt sisteminde gereksiz kişisel açıklamalar tutulmamalıdır.

Örneğin iç notlar:

Kişisel kanaat
Kullanıcı hakkında alaycı yorum
Belgeyle ilgisiz özel bilgi
Kanıtlanmamış suçlama

içermemelidir.

İnceleme notları kısa, mesleki ve kararın gerekçesini açıklayacak nitelikte olmalıdır.

Ret nedenleri açık olmalı mıdır?

Belge reddedildiğinde kullanıcı neyi düzeltmesi gerektiğini anlayabilmelidir.

Uygun ret nedenleri:

Belge okunamıyor.
Belgenin tamamı görünmüyor.
Barkod doğrulanamadı.
Belge tarihi kabul edilen süreden eski.
Belge sahibi hesap bilgileriyle eşleşmiyor.
Vergi levhasındaki mükellef adı kimlikle eşleşmiyor.
IBAN farklı kişiye ait.
Araç ruhsatı okunamıyor.
Profil fotoğrafı kimlik karşılaştırması için yeterli değil.

Uygun olmayan ret ifadeleri:

Belge uygun değil.
Sistem reddetti.
Güven vermedi.
Başvurunuz kabul edilmedi.
Yönetim böyle karar verdi.

Açık ret nedeni, kullanıcının yanlış belgeyi düzeltmesini sağlar ve keyfî karar izlenimini azaltır.

İtiraz süreci neden gereklidir?

Otomatik sistemler ve insan incelemesi hata yapabilir.

Olası hatalar:

İsimde Türkçe karakter farkı
Evlilik sonrası soyadı değişikliği
Barkodun görüntü kalitesi nedeniyle okunamaması
Banka hesabındaki unvan biçimi
Profil fotoğrafının eski olması
Sistemin belge alanını yanlış okuması
Aynı isimli kişilerin karıştırılması
Kullanıcının yanlış dosya yüklemesi

Bu nedenle başvuru sahibi:

Ret nedenini görebilmeli
Yeni belge yükleyebilmeli
Açıklama sunabilmeli
Manuel inceleme talep edebilmeli
Sonuç hakkında bilgilendirilmelidir

İtiraz süreci, doğrulama standardını zayıflatmaz. Tam tersine yanlış retleri düzelterek sistemin güvenilirliğini artırır.

Belgeler ne kadar süre saklanmalıdır?

Belgelerin “Belki ileride gerekir” düşüncesiyle süresiz tutulması doğru değildir.

Kişisel veri işleme ilkeleri uyarınca veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. İşleme sebebi ortadan kalktığında uygun silme, yok etme veya anonimleştirme süreçleri değerlendirilmelidir.

Platform her belge için saklama planı oluşturmalıdır:

Kimlik belgesi
Adli sicil belgesi
Vergi levhası
IBAN kanıtı
Araç ruhsatı
Sigorta belgesi
Profil doğrulama görüntüsü
İnceleme kayıtları

Saklama planında şu sorular cevaplanmalıdır:

Belge hangi amaçla tutuluyor?
Aktif hesap süresince gerekli mi?
Ham belge yerine doğrulama sonucu saklanabilir mi?
Hesap kapanınca hangi süre uygulanacak?
Hukuki uyuşmazlık varsa farklı süre gerekir mi?
Yedek kopyalar ne zaman silinecek?
Silme işlemi nasıl doğrulanacak?

Bu konular Temizlet’in veri saklama ve imha politikası kapsamında hukuki ve teknik uzmanlarla kesinleştirilmelidir.

Ham belge yerine doğrulama sonucu saklanabilir mi?

Bazı süreçlerde doğrulama tamamlandıktan sonra ham belgeyi sürekli saklamak yerine daha sınırlı kayıt tutulması değerlendirilebilir.

Örnek doğrulama kaydı:

Belge türü
Doğrulandı durumu
Doğrulama tarihi
Geçerlilik veya yenileme tarihi
İnceleme kaydı
Belgenin son birkaç tanımlayıcı bilgisi, gerçekten gerekiyorsa

Bu yöntem veri minimizasyonuna yardımcı olabilir.

Ancak ham belgenin silinip silinemeyeceği; yasal yükümlülükler, olası uyuşmazlıklar, platformun sözleşme modeli ve ilgili mevzuat değerlendirilerek belirlenmelidir.

Belge paylaşımı nasıl yapılmamalıdır?

Hassas belgeler şu kanallardan toplanmamalıdır:

Kişisel WhatsApp hesabı
Çalışanın özel e-posta adresi
Sosyal medya mesajı
Açık mesajlaşma grubu
Müşteri destek sohbetinde herkese açık dosya
Paylaşımlı ve yetkisiz bulut klasörü
Şifre koruması olmayan genel bağlantı

Doğru yöntem:

Platform içi güvenli belge yükleme
Şifreli aktarım
Yetkili erişim
Dosya türü ve boyut kontrolü
Zararlı dosya taraması
Erişim ve işlem kaydı
Kontrollü saklama

Kullanıcıya belgesini yalnızca resmî uygulama veya web alanına yüklemesi gerektiği açıkça anlatılmalıdır.

Müşterinin belge kontrolünde rolü nedir?

Müşteri belge uzmanı değildir ve olmamalıdır.

Müşterinin görevi:

Rezervasyondaki adı kontrol etmek
Profil fotoğrafına bakmak
Kapıya gelen kişinin aynı kişi olduğunu doğrulamak
Rezervasyonda görünmeyen kişiyi kabul etmemek
Hizmeti uygulama üzerinden başlatmak
Şüpheli durumda destekle iletişim kurmak

Müşterinin yapmaması gerekenler:

Adli sicil belgesini istemek
Kimlik kartının fotoğrafını çekmek
Vergi levhasını incelemek
IBAN sahibini kendi imkânlarıyla araştırmak
Temizlik Uzmanının belgelerini telefonda saklamak
Belge görüntülerini site güvenliği veya komşularla paylaşmak

Belge doğrulama platformun; kapıdaki profil eşleşmesi müşterinin sorumluluğunda olmalıdır.

Doğrulanmış belge rozeti nasıl tasarlanmalıdır?

Tek bir “Doğrulanmış” rozeti müşteride yanlış anlamaya neden olabilir.

Örneğin kullanıcı yalnızca telefonunu doğrulamışken profil “doğrulanmış” görünürse müşteri kimlik ve adli sicil kontrolünün de tamamlandığını düşünebilir.

Daha açık durumlar kullanılabilir:

Telefon doğrulandı
Kimlik doğrulandı
Profil fotoğrafı onaylandı
Gerekli başvuru belgeleri onaylandı
İşletme bilgileri doğrulandı
Ödeme hesabı eşleşti
Araç belgeleri onaylandı

Müşteri bu durumların açıklamasını açabilmelidir.

Açıklamada şu sınır da belirtilmelidir:

Belge doğrulaması, hizmet sırasında hiçbir sorun yaşanmayacağına ilişkin garanti değildir.

Bu ifade hem şeffaflık hem gerçekçi beklenti açısından önemlidir.

Belge kontrolü hizmet kalitesini ölçer mi?

Hayır.

Belgeler kişinin:

Kimliğini
Resmî kayıtlarını
İşletme bilgisini
Ödeme hesabı ilişkisini
Araç bilgilerini

kontrol etmeye yardımcı olur.

Belgeler kişinin:

Temizlik deneyimini
Leke çıkarma becerisini
Zaman yönetimini
Müşteri iletişimini
Hassas yüzey bilgisini
Titizliğini
Dakikliğini

tek başına göstermez.

Bu nedenle belge kontrolüne ek olarak:

Hizmet eğitimi
Uygulama kuralları
İlk hizmet takibi
Müşteri değerlendirmeleri
Kalite kontrolü
Şikâyet oranı
İptal davranışı
Hizmet geçmişi

gibi göstergeler kullanılmalıdır.

Belge kontrolü ile eğitim neden birlikte yürütülmelidir?

Kimliği ve belgeleri doğrulanmış bir kişi, platformun çalışma kurallarını kendiliğinden biliyor olmayabilir.

Temizlik Uzmanına şu konularda eğitim verilebilir:

Müşteri mahremiyeti
Eve giriş ve çıkış kuralları
Çocuk ve evcil hayvan güvenliği
Platform dışı ödeme yasağı
Kayıtsız yardımcı getirmeme
Müşterinin özel belgelerine dokunmama
Fotoğraf ve video çekmeme
Kayıp eşya prosedürü
Hasar bildirimi
Hizmet başlangıç ve bitiş kayıtları
Destek sisteminin kullanımı
Kimlik ve hesap paylaşımının yasak olması

Belge kontrolü doğru kişiyi sisteme alır; eğitim ise o kişinin hizmet sırasında hangi kurallara uyması gerektiğini açıklar.

Hesap paylaşımı belge sistemini nasıl geçersiz kılar?

Bir kişinin belgeleri onaylandıktan sonra hesabını başka kişiye vermesi, bütün doğrulama zincirini bozar.

Bu durumda:

Hizmete gelen kişi belge sahibi değildir.
Müşteri değerlendirmesi yanlış kişiye yazılır.
Ödeme başka kişi adına yapılabilir.
Şikâyet kaydı gerçek hizmet sağlayıcıyı göstermeyebilir.
Adli sicil kontrolü hizmete gelen kişi için yapılmamıştır.
Müşterinin kapıda gördüğü kişi uygulamadaki profille eşleşmez.

Hesap paylaşımını azaltmak için:

Güncel profil fotoğrafı
Hizmet günü fotoğraf eşleşmesi
Yeni cihaz kontrolleri
Konum tutarlılığı
Müşteri farklı kişi bildirimi
Periyodik canlılık doğrulaması
Şüpheli hesap incelemesi

kullanılabilir.

Periyodik yeniden doğrulama neden gereklidir?

Başvuru sırasında doğru olan bilgiler zamanla değişebilir.

Örnekler:

Vergi mükellefiyeti kapanabilir.
Banka hesabı değişebilir.
Araç sigortasının süresi bitebilir.
Araç değiştirilebilir.
Profil fotoğrafı güncelliğini kaybedebilir.
İsim veya soyadı değişebilir.
Hesap başka kişi tarafından kullanılmaya başlanabilir.
Uzun süredir aktif olmayan hesap yeniden açılabilir.

Bu nedenle belgeler:

Süresi dolduğunda
Bilgi değiştiğinde
Şüpheli işlem görüldüğünde
Belirlenen periyodik aralıkta
Hesap uzun süre kullanılmadığında

yeniden kontrol edilebilir.

Her belge için aynı yenileme aralığı kullanılmak zorunda değildir.

Belge süresi dolduğunda ne olmalıdır?

Süresi dolmuş veya güncelliğini kaybetmiş belge için açık durum yönetimi gerekir.

Örnek durumlar:

Güncelleme yaklaşıyor
Yeni belge gerekli
Belge incelemede
Belge reddedildi
Hizmet alma yetkisi geçici olarak durduruldu
Güncelleme tamamlandı

Belge süresi dolduğunda Temizlik Uzmanının yeni iş kabul etmeye devam etmesi, sistemin güvenilirliğini azaltabilir.

Ancak kullanıcıya:

Önceden bildirim
Belge yenileme süresi
Açık ret nedeni
Destek kanalı

sunulmalıdır.

Belge kontrolünde ayrımcılık riski nasıl azaltılır?

Adli sicil verisi özel nitelikli bir veridir ve hatalı kullanımı kişinin mağduriyetine neden olabilir. KVKK kaynakları da özel nitelikli kişisel verilerin ayrımcılık veya mağduriyet riski nedeniyle daha sıkı korunması gerektiğini vurgular.

Ayrımcılık riskini azaltmak için:

Kabul kriterleri yazılı olmalı
Kararlar kişisel önyargıya dayanmamalı
Aynı durumlara aynı standart uygulanmalı
Gereksiz bilgiler değerlendirmeye alınmamalı
Otomatik kararlar gerektiğinde insan incelemesine açık olmalı
Kullanıcıya düzeltme ve itiraz hakkı tanınmalı
İnceleme çalışanları eğitilmeli
Karar gerekçeleri denetlenebilmelidir

Belge incelemesi güvenlik amacıyla yapılırken kişinin bütün yaşamını sınırsız biçimde değerlendiren bir sisteme dönüşmemelidir.

Yanlış veya güncel olmayan kayıt iddiasında ne yapılmalıdır?

Başvuru sahibi belgedeki bilginin hatalı veya güncel olmadığını söylüyorsa platform kendi başına resmî kaydı değiştiremez.

Kullanıcı:

İlgili resmî kuruma yönlendirilebilir.
Güncel belge yükleyebilir.
İsim veya soyadı değişikliğini belgeleyebilir.
İncelemenin geçici olarak bekletilmesini talep edebilir.
Platformun itiraz kanalını kullanabilir.

Platform, doğrulanamayan veya çelişkili bilgiyi doğru kabul ederek hesabı açmamalıdır. Ancak kullanıcıya durumu düzeltme imkânı sunmalıdır.

Belge veri ihlali yaşanırsa neden ciddi bir sorundur?

Kimlik ve adli sicil belgeleri kötüye kullanıldığında:

Kimlik sahteciliği
Ayrımcılık
İtibar kaybı
Dolandırıcılık
Yetkisiz hesap açma
Şantaj veya taciz
Mali zarar

gibi sonuçlar doğabilir.

Bu nedenle platformun veri ihlali planında:

Yetkisiz erişimi durdurma
Etkilenen sistemleri inceleme
Erişim kayıtlarını koruma
İlgili kişileri ve yetkili kurumları mevzuata uygun biçimde bilgilendirme
Şifre ve erişim anahtarlarını değiştirme
Güvenlik açığını giderme
İhlalin tekrarını önleme

adımları bulunmalıdır.

Belge güvenliği yalnızca dosyayı şifreli sunucuda tutmakla sınırlı değildir. İnsan erişimi, destek süreçleri, yedekler ve dış hizmet sağlayıcılar da değerlendirilmelidir.

Temizlet’te planlanan belge kontrol modeli

Temizlet, temizlik hizmetini doğrudan veren bir temizlik şirketi değil; müşterilerle bağımsız Temizlik Uzmanlarını eşleştirmeyi planlayan bir hizmet platformudur.

Temizlet’te her başvuru yapan kişi doğrudan iş almaya başlayamayacak.

İlk sürümde Temizlik Uzmanı olarak çalışmak isteyen kişilerden planlanan temel belgeler şunlar olacak:

Kimlik bilgileri
Güncel profil fotoğrafı
Adli sicil belgesi
Şahıs işletmesi
Güncel vergi levhası
Vergi levhasındaki mükellef adına ait IBAN

İlk sürümde yalnızca şahıs işletmeleri desteklenecek. Limited şirket, anonim şirket veya başka işletme türleri üzerinden Temizlik Uzmanı başvurusu açılmayacak.

Planlanan doğrulama zinciri şu şekilde olacak:

Kimliği doğrulanan kişi = profil sahibi = vergi levhasındaki mükellef = ödeme hesabının sahibi = hizmeti veren kişi

Bu eşleşmenin amacı, farklı kişilere ait belgelerin tek hesapta kullanılmasını ve üçüncü kişiye ait IBAN üzerinden ödeme alınmasını engellemek olacak.

Temizlet’te adli sicil kontrolü nasıl konumlandırılmalıdır?

Temizlet’te adli sicil belgesi, güvenlik sisteminin tek ölçütü olarak kullanılmamalı.

Belge kontrolü şu sistemlerle birlikte çalışmalı:

Kimlik doğrulaması
Profil fotoğrafı eşleşmesi
Vergi levhası kontrolü
IBAN sahipliği
Hizmet günü profil kontrolü
Platform içi ödeme
Müşteri değerlendirmeleri
Şikâyet ve destek kayıtları
Hesap paylaşımı kontrolleri
Hizmet başlangıç ve bitiş kayıtları

Müşteriye ham adli sicil belgesi gösterilmemeli. Müşteri yalnızca gerekli doğrulama sürecinin tamamlandığını görebilmeli.

Adli sicil belgesinin hangi hukuki sebeple işleneceği, hangi kriterlerle değerlendirileceği, kimlerin belgeye erişeceği ve ne kadar süre saklanacağı Temizlet’in hizmete başlamasından önce uzman hukuk ve KVKK danışmanlığıyla yazılı hâle getirilmeli.

Hızlı Temizlik Uzman için belge kontrolü

Hızlı Temizlik Uzman modelinde:

Araç gerekmeyecek.
Malzeme ve ekipmanı müşteri sağlayacak.
Uzman kendi bölgesindeki uygun Ev Temizliği işlerini alabilecek.
Eşleşme müşterinin malzeme tercihine göre yapılacak.

Araç gerekmemesi, kimlik ve işletme kontrolünü ortadan kaldırmayacak.

Hızlı Temizlik Uzman için de:

Kimlik
Profil fotoğrafı
Adli sicil
Şahıs işletmesi
Vergi levhası
Mükellef adına ait IBAN

zorunlu doğrulama alanları olacak.

Temizlet Uzman için ek araç belgeleri

Temizlet Uzman modelinde Temizlik Uzmanı:

Araç kullanacak.
Malzeme ve ekipmanını yanında getirecek.
Daha geniş hizmet türlerinden iş alabilecek.

Bu modelde temel belgelere ek olarak:

Ruhsat
Sigorta
Araç fotoğrafı
Plaka
Araç sahipliği veya kullanım ilişkisi

kontrol edilebilecek.

Araç belgeleri onaylanmadan araç gerektiren Temizlet Uzman hizmetleri açılamayacak.

Araç belgesi onaylı olsa bile temel kimlik, vergi ve ödeme belgelerinin ayrıca onaylı olması gerekecek.

Belge durumu Temizlik Uzmanına nasıl gösterilmelidir?

Temizlik Uzmanı kendi hesabında her belge için ayrı durum görmeli:

Yüklenmedi
Yüklendi
İncelemede
Ek bilgi gerekli
Reddedildi
Onaylandı
Güncelleme gerekiyor
Süresi doldu

Ret durumunda gerekçe açıkça yazılmalı.

Örnek:

Barkod okunamıyor.
Belgenin alt bölümü görünmüyor.
Vergi levhasındaki mükellef adı kimlik bilgileriyle eşleşmiyor.
IBAN farklı kişiye ait.
Profil fotoğrafında yüz yeterince görünmüyor.
Araç sigorta belgesinin güncel sürümü gerekli.

Bu sistem, kullanıcıların destek ekibine tekrar tekrar aynı soruyu sormasını azaltır.

Müşteriye hangi belge bilgileri gösterilmelidir?

Müşteri ekranında sade ve ölçülü doğrulama bilgileri bulunmalı:

Kimlik doğrulandı
Profil fotoğrafı onaylandı
Gerekli çalışma belgeleri onaylandı
İşletme bilgileri doğrulandı
Ödeme hesabı eşleşti
Araçlı hizmetse araç belgeleri onaylandı

Müşteriye gösterilmemesi gerekenler:

T.C. kimlik numarası
Kimlik kartı görüntüsü
Adli sicil belgesi içeriği
Vergi levhasının tamamı
IBAN numarası
Ruhsat ve sigorta belgesinin ham görüntüsü
Temizlik Uzmanının ev adresi
İç inceleme notları

Müşterinin ihtiyacı belgenin içeriğini okumak değil, gerekli kontrolün yapıldığını bilmektir.

Belge onayı hizmet başladıktan sonra geri alınabilir mi?

Evet.

Şu durumlarda hesap yeniden incelemeye alınabilir:

Sahte belge şüphesi
Başka kişinin hesapla hizmet verdiği bildirimi
Vergi kaydının kapanması
IBAN sahibinin değişmesi
Araç belgesinin süresinin dolması
Profil fotoğrafıyla hizmete gelen kişinin eşleşmemesi
Aynı belgenin başka hesapta kullanılması
Kullanıcının belge bilgilerinde değişiklik yapması
Güvenlik veya destek incelemesi

Doğrulama kalıcı ve değiştirilemez bir rozet olarak görülmemelidir.

Belge kontrol sürecinde yapılmaması gerekenler

Yalnızca belge dosyasının yüklenmiş olmasını yeterli görmek

Belge doğrulanmalı ve hesap bilgileriyle eşleştirilmelidir.

Adli sicil bilgisini müşteriye açmak

Müşteriye yalnızca doğrulama durumu gösterilmelidir.

Belgeyi destek mesajından istemek

Güvenli yükleme sistemi kullanılmalıdır.

Ham belgeleri sınırsız çalışana açmak

Erişim görevle sınırlandırılmalıdır.

Belgeleri süresiz saklamak

Saklama ve imha politikası oluşturulmalıdır.

Adli sicil kaydını mutlak risk göstergesi saymak

Hukuki dayanak, ölçülülük ve hizmetle bağlantı değerlendirilmelidir.

Kayıt bulunmamasını güvenlik garantisi olarak sunmak

Belge kontrolü bütün riskleri ortadan kaldırmaz.

Üçüncü kişinin IBAN’ını kabul etmek

Hizmeti veren kişiyle ödemeyi alan kişi ayrışır.

Aynı belgeyi farklı hesaplarda kullanmaya izin vermek

Hesap ve kimlik bütünlüğünü bozar.

Ret nedenini açıklamamak

Hatalı başvurunun düzeltilmesini zorlaştırır.

İtiraz yolu sunmamak

Yanlış otomatik veya manuel kararların düzeltilmesini engeller.

Temizlik hizmeti belge kontrol listesi

Kimlik

Belgenin tamamı görünüyor.
Belge okunabilir.
Ad ve soyad hesapla eşleşiyor.
Profil fotoğrafı kişiyle uyumlu.
Aynı kimlik başka hesapta kullanılmıyor.
Şüpheli düzenleme izi bulunmuyor.

Adli sicil

Belge güncel.
Belge sahibi kimlikle eşleşiyor.
Barkod doğrulandı.
Belgenin tamamı görünür.
İnceleme yetkili çalışan tarafından yapıldı.
Değerlendirme kriterleri yazılı.
İtiraz ve yeniden yükleme yolu mevcut.
Ham belge müşteriye gösterilmiyor.

Vergi levhası

Güncel belge sunuldu.
Mükellef adı kimlikle eşleşiyor.
Vergi bilgileri okunabilir.
Belge başka kişiye ait değil.
İşletme türü desteklenen modele uygun.
Değişiklik durumunda yeniden kontrol planlandı.

IBAN

Hesap sahibi mükellef adıyla eşleşiyor.
Üçüncü kişiye ait IBAN kullanılmıyor.
IBAN değişikliğinde yeniden doğrulama yapılıyor.
Banka belgesi yalnızca yetkili çalışanlara açık.
IBAN müşteriye gösterilmiyor.

Araç

Ruhsat okunabilir.
Sigorta güncel.
Araç fotoğrafı mevcut.
Plaka bilgilerle eşleşiyor.
Araç değişikliğinde yeni doğrulama yapılıyor.
Süresi dolan belgeyle araçlı hizmet açılmıyor.

Veri güvenliği

Belgeler güvenli kanaldan yükleniyor.
Rol bazlı erişim uygulanıyor.
Erişim kayıtları tutuluyor.
Çalışanlar eğitiliyor.
Belgeler müşterilerle paylaşılmıyor.
Saklama süreleri belirlenmiş.
Silme ve imha süreci mevcut.
Veri ihlali müdahale planı bulunuyor.

Temizlik hizmetlerinde adli sicil ve belge kontrolü hakkında sık sorulan sorular

Temizlik Uzmanından adli sicil belgesi istenmesi zorunlu mudur?

Bu sorunun cevabı platformun hukuki yapısına, işleme amacına ve uygulanacak mevzuata göre değerlendirilmelidir. Adli sicil verisi özel nitelikli kişisel veridir; gelişigüzel toplanmamalıdır.

Adli sicil belgesi e-Devlet üzerinden alınabilir mi?

Evet. Kişiler Adalet Bakanlığının e-Devlet hizmeti üzerinden kendi adli sicil belgelerine erişebilir.

e-Devlet belgesinin gerçekliği nasıl kontrol edilir?

Belge üzerindeki barkod ve gerekli doğrulama bilgileri resmî belge doğrulama hizmeti üzerinden kontrol edilebilir.

PDF belgenin yüklenmesi yeterli midir?

Hayır. Dosyanın okunabilirliği, güncelliği, resmî doğrulama sonucu ve hesap sahibiyle eşleşmesi kontrol edilmelidir.

Adli sicil verisi özel nitelikli kişisel veri midir?

Evet. Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili bilgiler KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir.

Müşteri Temizlik Uzmanının adli sicil belgesini görebilir mi?

Ham belgenin müşteriye gösterilmesi gerekmez. Müşteriye yalnızca doğrulama durumunun gösterilmesi daha ölçülü bir yöntemdir.

Adli sicil kaydı bulunmaması kişinin tamamen güvenli olduğunu gösterir mi?

Hayır. Bu belge mutlak güvenlik garantisi oluşturmaz.

Adli sicil kaydı bulunan herkes reddedilir mi?

Otomatik ve bağlamsız karar verilmemelidir. Hukuki dayanak, hizmetle ilgililik, ölçülülük ve platformun önceden belirlenmiş kriterleri değerlendirilmelidir.

Belge ne kadar güncel olmalıdır?

Platform kabul edeceği belge süresini önceden belirlemeli ve bütün kullanıcılara aynı kuralı uygulamalıdır.

Belgenin ekran görüntüsü kabul edilir mi?

Belgenin tamamını, tarihini ve doğrulama bilgilerini göstermeyen ekran görüntüsü yeterli olmayabilir.

Barkod varsa belge kesin doğrudur denilebilir mi?

Barkod resmî belgeyi doğrulamaya yardımcı olur; ancak belgenin doğru hesap sahibine ait olduğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Kimlik belgesi neden gerekir?

Hesabın gerçek kişiye bağlanması ve diğer belgelerdeki ad bilgilerinin karşılaştırılması için.

Profil fotoğrafı neden zorunlu olabilir?

Müşterinin hizmet günü kapıya gelen kişiyle uygulamadaki hesabı karşılaştırmasını sağlar.

Vergi levhası güvenlik belgesi midir?

Doğrudan güvenlik belgesi değildir. Kayıtlı mükellefiyet ve işletme sahibi bilgisini doğrulamaya yardımcı olur.

IBAN neden vergi levhasıyla eşleşmelidir?

Hizmeti veren, vergi mükellefi olan ve ödemeyi alan kişinin aynı kişi olduğunu desteklemek için.

Aile üyesine ait IBAN kullanılabilir mi?

Temizlet’in planlanan modelinde üçüncü kişiye ait IBAN kabul edilmeyecek. IBAN vergi levhasındaki mükellef adına ait olacak.

Araç ruhsatı kimlik doğrulamasının yerine geçer mi?

Hayır. Araç ve kişi belgeleri farklı kontrollerdir.

Müşteri kimlik kartının fotoğrafını çekebilir mi?

Rutin doğrulama için gerekli değildir. Müşteri uygulamadaki ad ve profil fotoğrafı üzerinden eşleşme yapmalıdır.

Belgeleri kim incelemelidir?

Yalnızca görevi gereği yetkilendirilmiş belge doğrulama ve uyum çalışanları.

Müşteri hizmetleri çalışanı bütün belgeleri görebilir mi?

Görevi için gerekmediği sürece ham belgelere erişmemelidir. Yalnızca doğrulama durumu gösterilebilir.

Belgeler WhatsApp üzerinden gönderilebilir mi?

Hassas belgeler kişisel mesajlaşma hesapları yerine güvenli platform yükleme alanına gönderilmelidir.

Belgeler süresiz saklanabilir mi?

Hayır. Saklama süresi hukuki yükümlülükler ve işleme amacı dikkate alınarak belirlenmelidir.

Kullanıcı hesabını kapatırsa belgeler hemen silinir mi?

Uygulanacak süre hukuki yükümlülüklere, uyuşmazlık ihtimaline ve saklama politikasına göre belirlenmelidir. Gereksiz saklama yapılmamalıdır.

Belge reddedildiğinde sebep gösterilmeli mi?

Evet. Kullanıcının belgeyi düzeltebilmesi için açık ve somut ret nedeni verilmelidir.

Otomatik doğrulama sistemi hata yapabilir mi?

Evet. Bu nedenle şüpheli veya itiraz edilen kararlar manuel incelemeye açık olmalıdır.

Belgeyi yükleyen kişi itiraz edebilir mi?

Sağlıklı sistemde yeniden belge yükleme, açıklama ve manuel inceleme kanalı bulunmalıdır.

Aynı kimlikle iki hesap açılabilir mi?

Normal koşullarda aynı kişi için mükerrer aktif hesaplara izin verilmemesi hesap paylaşımı ve değerlendirme sorunlarını azaltır.

Belgeler onaylandıktan sonra tekrar istenir mi?

Belgenin süresi dolduğunda, bilgi değiştiğinde veya güvenlik şüphesi oluştuğunda yeniden doğrulama yapılabilir.

Hesabı başka kişi kullanırsa belge kontrolü geçerli olur mu?

Hayır. Doğrulama yalnızca belge sahibinin hizmet vermesi durumunda anlamlıdır.

Müşteri farklı kişi geldiğini nasıl anlar?

Rezervasyon ekranındaki ad ve profil fotoğrafıyla kapıya gelen kişiyi karşılaştırabilir.

Rezervasyonda olmayan kişi hizmete katılabilir mi?

Hayır. Ekipteki her kişi doğrulanmış ve rezervasyona atanmış olmalıdır.

Doğrulanmış rozet ne anlama gelir?

Rozetin hangi kontrolleri kapsadığı açıkça belirtilmelidir. Yalnızca telefon doğrulamasıyla kimlik doğrulaması aynı şekilde gösterilmemelidir.

Belge kontrolü temizlik kalitesini garanti eder mi?

Hayır. Temizlik kalitesi hizmet geçmişi, eğitim, müşteri değerlendirmeleri ve kalite kontrolleriyle ayrıca ölçülür.

Temizlik Uzmanının belgeleri site güvenliğine gönderilir mi?

Gereksiz ham belge paylaşılmamalıdır. Siteye yalnızca giriş için gerekli ve ölçülü ziyaretçi bilgileri verilmelidir.

Belge sızıntısı olursa ne yapılmalıdır?

Erişim durdurulmalı, olay incelenmeli, güvenlik açığı giderilmeli ve mevzuata uygun bildirim süreçleri uygulanmalıdır.

Temizlet adli sicil kontrolü yapacak mı?

Planlanan modelde Temizlik Uzmanlarından kimlik, güncel profil fotoğrafı, adli sicil belgesi, şahıs işletmesi, vergi levhası ve mükellef adına ait IBAN istenecek. Nihai veri işleme ve değerlendirme prosedürü hizmet öncesinde hukuki uyum çalışmasıyla kesinleştirilmeli.

Temizlet müşteriye adli sicil belgesini gösterecek mi?

Hayır. Müşteri yalnızca gerekli belge kontrollerinin tamamlandığını görecek; ham belge içeriği paylaşılmayacak.

Belgesi eksik Temizlik Uzmanı iş alabilecek mi?

Planlanan modelde zorunlu belgeleri onaylanmadan Temizlik Uzmanı aktif iş alamayacak.

Sonuç: Belge kontrolünün amacı daha fazla veri toplamak değil, doğrulanabilir ve sorumlu bir hizmet sistemi kurmaktır

Temizlik hizmetlerinde adli sicil ve belge kontrolü, müşterinin evine gelecek kişinin kayıtlı ve doğrulanmış bir hizmet sağlayıcı olmasını destekler.

Ancak etkili bir sistem yalnızca belge yükleme ekranından oluşmaz.

Doğru süreç şu adımları içermelidir:

Hangi belgelerin gerçekten gerekli olduğu belirlenir.
Her belgenin hangi riski kontrol ettiği açıklanır.
Kişisel veri işleme için geçerli hukuki dayanak oluşturulur.
Kullanıcı açık ve anlaşılır şekilde bilgilendirilir.
Belgeler güvenli platform kanalı üzerinden alınır.
Belgenin tamamı ve okunabilirliği kontrol edilir.
Barkod veya resmî doğrulama yöntemi kullanılır.
Kimlik, profil, adli sicil, vergi ve IBAN bilgileri çapraz karşılaştırılır.
Belgeye yalnızca yetkili çalışanlar erişir.
Onay ve ret kararları kayıt altına alınır.
Ret nedenleri açıkça gösterilir.
Kullanıcıya yeniden yükleme ve itiraz imkânı sunulur.
Belgelerin güncelliği takip edilir.
Gerektiğinde yeniden doğrulama yapılır.
Müşteriye ham belgeler değil, doğrulama sonucu gösterilir.
Belgeler gerekenden uzun süre saklanmaz.
Hesap paylaşımı ve farklı kişinin hizmet vermesi engellenir.
Belge kontrolü eğitim, değerlendirme ve destek sistemiyle tamamlanır.

Adli sicil belgesinin önemi, kişinin geçmişini müşterilere açmak değildir. Platformun önceden belirlediği, hukuka uygun ve ölçülü kriterler kapsamında başvuruyu değerlendirebilmesidir.

Kimlik belgesinin önemi yalnızca bir dosya toplamak değildir. Hesabın gerçek kişiye ait olduğunu ve hizmet günü aynı kişinin çalıştığını doğrulamaktır.

Vergi levhasının önemi, kişinin temizlik becerisini kanıtlamak değildir. Kayıtlı işletme bilgisini hesapla ilişkilendirmektir.

IBAN kontrolünün önemi yalnızca ödeme yapabilmek değildir. Hizmeti veren, vergi mükellefi olan ve ödemeyi alan kişinin aynı olmasını desteklemektir.

Araç belgelerinin önemi de aracın fotoğrafını sisteme eklemek değildir. Araçlı hizmette kullanılan aracın kayıtlı ve güncel bilgilerle ilişkilendirilmesini sağlamaktır.

Temizlet’te planlanan doğrulama sisteminin temel eşleşmesi şöyle olmalı:

Doğrulanmış kimlik + güncel profil + incelenmiş adli sicil belgesi + şahıs işletmesi + mükellef adına ait IBAN + hizmet günü kişi eşleşmesi

Bu sistem müşteriye mutlak güvenlik garantisi vermez. Fakat kimliği belirsiz, başkasına ait belgelerle çalışan veya farklı kişiye ait ödeme hesabı kullanan hesapların hizmete girmesini zorlaştırır.

En başarılı belge kontrol sistemi, en fazla belgeyi toplayan sistem değildir. Yalnızca gerekli belgeleri alan, belgeleri güvenli biçimde doğrulayan, kararlarını tutarlı uygulayan, Temizlik Uzmanının mahremiyetini koruyan ve müşteriye doğru kişinin geleceğini açık biçimde gösterebilen sistemdir.